Je website speelt een belangrijke rol in het informeren van je klanten. Naast het bieden van informatie en producten, zijn er ook wettelijke verplichtingen waaraan je moet voldoen om transparant en betrouwbaar te zijn. In dit artikel lees je welke gegevens je verplicht moet publiceren op je website, zowel voor B2B als B2C, en waarom dit belangrijk is. Zo zorg je ervoor dat je website niet alleen aantrekkelijk, maar ook juridisch correct is.
Dit moet iedere website verplicht publiceren
Bedrijfsnaam en rechtsvorm
De bedrijfsnaam zoals ingeschreven bij de KVK moet duidelijk vermeld zijn. De site zelf mag gerust een andere naam dragen, zolang het maar duidelijk is welk bedrijf erachter schuil gaat. De rechtsvorm moet je daarbij ook vermelden. Dit helpt bezoekers bij het bepalen van de aansprakelijkheid, wettelijke verplichtingen en verantwoordelijkheden.
Minimaal 2 manieren om contact op te nemen
De wet vereist dat bedrijven ten minste twee vormen van contactinformatie aanbieden: een e-mailadres en een andere directe contactmethode zoals een postadres, telefoonnummer of contactformulier. Als het contactformulier naar hetzelfde e-mailadres wordt gestuurd dat al op de site vermeld staat, voldoe je nog steeds aan de wettelijke vereisten. Dat klink misschien gek, maar het gaat er in de wet om dat je zorgt voor redundantie, wat betekent dat als één methode niet functioneert, klanten nog steeds een alternatieve manier hebben om contact op te nemen. Aangezien een e-mail volgens een andere route verloopt dan een formulier mag dat dus.
Vestigingsadres/ correspondentieadres
Het vermelden van een fysiek adres is verplicht. Het primaire doel hiervan is dat er een adres beschikbaar is voor juridische doeleinden, oftewel; waar moet de deurwaarder een boze brief naartoe sturen. ZZPers die alleen een huisadres hebben kunnen ook volstaan met bijvoorbeeld een postbus. Op die manier hoef je als ZZPer niet je thuisadres op je website te publiceren.
KVK nummer
Het Kamer van Koophandel nummer moet verplicht worden gepubliceerd. De contactpagina is daarvoor een logische plek. Ook hier geldt weer dat het voor bezoekers duidelijk moet zijn welk bedrijf schuilgaat achter de website.
BTW-nummer
Het BTW nummer moet verplicht worden gepubliceerd. Pas op: ZZPers hebben een OB nummer en een btw-identificatienummer. Het btw-identificatienummer zegt iets over de identiteit van de eenmanszaak en het OB nummer heb je als ZZPer nodig om aangifte te doen. Alleen het BTW identificatienummer moet worden gepubliceerd. Het OB nummer bevat namelijk ook jouw burgerservicenummer. Dit vormde voor deze groep ondernemers natuurlijk een lastige privacy spagaat bij het invoeren van de nieuwe AVG. De overheid moest zelfs zichzelf op de vingers tikken.
Privacyverklaring
Sinds de invoering van de vernieuwde AVG in 2018 heb je als bedrijf een privacyverklaring nodig. In de privacyverklaring moet staan hoe jouw organisatie met persoonsgegevens omgaat en hoe je deze beschermt. Dit betreft dus niet alleen de website maar gaat over de hele organisatie. Dus ook bijvoorbeeld over gegevens van werknemers of sollicitanten. Ook als je offline gegevens verzameld moet je in deze verklaring uitleggen wat de grondslag is en hoelang je die gegevens bewaard. Een privacyverklaring moet een aantal verplichte onderwerpen bevatten. Heb je deze nog niet? Een goede basis om een privacyverklaring op te stellen kun je vinden via deze pagina op de site van Veiliginternetten.nl. Deze site is een initiatief van de overheid (die zullen het wel weten).
Algemene voorwaarden
Een bedrijf is niet verplicht om Algemene voorwaarden te hebben. Maar als je bedrijf deze heeft, dan moet je ze verplicht publiceren op je website.
Verplichte onderwerpen als je je ook op consumenten richt
Van bedrijven wordt verwacht dat ze meer juridische en economische kennis hebben en beter in staat zijn om hun belangen te verdedigen. Consumenten worden daarom door de wet beter beschermd dan bedrijven. Als je website zich ook op consumenten richt dan moet je hier ook rekening mee houden:
Prijsinformatie
Wanneer er prijzen van producten worden genoemd, geldt dat deze duidelijk en ondubbelzinnig vermeld worden. Dit omvat alle verplichte kosten, zoals belastingen (BTW) en andere bijkomende kosten. Indien bijkomende kosten niet vooraf berekend kunnen worden, moet het feit dat dergelijke bijkomende kosten kunnen worden berekend, vermeld worden.
Herroepingsrecht
Het herroepingsrecht is een recht dat consumenten (particulieren) hebben bij aankopen op afstand, zoals bij een webshop. Dit recht geeft de consument de mogelijkheid om binnen 14 dagen de aankoop te annuleren en het product terug te sturen zonder opgave van reden. Informatie hierover moet duidelijk vermeld worden, inclusief de termijn en wijze van herroeping.
Er zijn enkele uitzonderingen op het herroepingsrecht, zoals voor snel bederfelijke goederen, gepersonaliseerde (op maat gemaakte) producten, en verzegelde goederen die om hygiënische of gezondheidsredenen niet geschikt zijn voor terugzending.
Klachtenprocedure
Bedrijven moeten consumenten duidelijk informeren over hoe zij een klacht kunnen indienen. Dit kan bijvoorbeeld via een aparte sectie op de website, in de algemene voorwaarden, of in de bevestigingsmails. Je hoeft niet een hele gedetailleerde beschrijving te maken; als het maar ondubbelzinnig duidelijk is hoe consumenten hun beklag kunnen doen.
Wanneer de site zich ook op het buitenland richt
De Europese e-commerce richtlijn bepaalt dat bedrijven die online diensten aanbieden aan consumenten in een ander EU-land, de lokale informatieverplichtingen moeten naleven. Nederlandse bedrijven moeten dus ook aan buitenlandse wetgeving voldoen als ze daar leveren. Dit geldt ook als je je website alleen in het Nederlands aanbiedt.
AVG in andere EU landen
De basisregels en principes van de AVG zijn in elk EU-land hetzelfde. Echter, de meeste EU landen hebben aanvullende regels of striktere interpretaties. Bijvoorbeeld het verplicht publiceren van een Impressum voor Duitse consumenten. Richt je je ook op Spaanse consumenten? Dan ben je verplicht om een toegankelijke manier om hun recht op vergetelheid te faciliteren met een formulier of contactpunt op de website. Doe altijd goed onderzoek als je je op andere landen richt.
Vraag geen juridisch advies bij je webbouwer
Tot slot nog even een disclaimer van uw webbouwer. Ondanks dat we tijd en energie hebben gestoken in het zo volledig en correct mogelijk beschrijven van al deze verplichtingen zijn wij natuurlijk geen juristen. Vraag altijd een jurist of advocaat om met je mee te denken in het zo goed mogelijk voldoen aan alle regels die voor jou van toepassing zijn. Dat scheelt je misschien een hoop gedoe.